ここからは、実務ですぐにコピー＆ペーストして調整可能な、失礼のない訪問日程メールのテンプレートを提示します。アポイントをスムーズに取り付けるための構成を網羅しています。
例文1：新規取引先への訪問アポイント打診メール
件名：【ご面談のお願い】新サービスのご紹介について［株式会社〇〇・山田］
株式会社〇〇
営業推進部 佐藤様
突然のご連絡にて失礼いたします。
株式会社〇〇の山田でございます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび、貴社の業務効率化を支援する新システムがリリースされたことに伴い、
佐藤様へ情報提供を兼ねたご挨拶の機会を頂戴したく、ご連絡を差し上げました。
つきましては、30分ほどお時間を頂戴できればと存じますが、
佐藤様のご都合はいかがでしょうか。
当方より貴社オフィスへ伺い、概要をご説明申し上げます。
もし可能でございましたら、以下の日程候補の中から
ご都合の良い日時をご教示いただけますと幸甚に存じます。
【訪問希望日時】
・第1希望：〇月〇日（〇）13:00〜15:00
・第2希望：〇月〇日（〇）10:30〜12:00
・第3希望：〇月〇日（〇）16:00〜18:00
※上記日程でご都合が合わない場合は、大変恐縮ながら佐藤様のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。
※オンラインでの実施も柔軟に対応可能でございます。
ご多忙の折、誠に恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
例文2：日程確定後の訪問リマインド・お礼メール
件名：【訪問日時確定のお礼】〇月〇日（〇）のお打ち合わせについて［株式会社〇〇・山田］
株式会社〇〇
営業推進部 佐藤様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田でございます。
お忙しい中、日程調整のご連絡をいただき誠にありがとうございました。
ご提示いただきました日程にて、正式にお打ち合わせの確定をさせていただきます。
【訪問日時・場所】
・日時：〇月〇日（〇）14:00〜15:00
・場所：貴社本社ビル 4階会議室
・当日の参加者：山田、鈴木（計2名）
当日は、先般ご案内しましたシステムの導入事例資料を持参のうえ、
貴社へ伺います。
佐藤様とお話しできますことを心より楽しみにいたしております。
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
